Mon premier jour dans une nouvelle pharmacie : checklist
Ton premier jour : comment ne pas se sentir (trop) paumé.e
Tu as eu le perfect match sur l’application Epitop et tu entames prochainement un nouveau poste dans une toute nouvelle officine. Cela est parfois même synonyme de changement de ville, de département voire de région. Que ce soit la première fois ou un énième déménagement, cela peut être source de perturbation et, parfois, de stress. Mais pas de panique, Epitop est là pour te guider afin que tout se passe au mieux !
Effectivement, on a tous connu cette boule au ventre la veille d’un premier jour : nouveau lieu, nouveaux collègues, nouveau logiciel, et parfois… nouveaux codes qu’on ne t’a pas encore donnés. Bref, de quoi te sentir un peu perdu.e, même si tu es motivé.e ! Mais bonne nouvelle : tu as déjà un super réflexe en cherchant à anticiper un peu, cela montre ton envie de bien faire et ça crois nous, c’est le plus important !
Chaque officine a des habitudes bien à elle. Certaines sont communes, d’autres totalement spécifiques. Si tu poses les bonnes questions dès le début, tu peux te sentir plus à l’aise, plus vite. Cela t’évite aussi cette impression gênante d’interrompre tout le monde toutes les deux minutes — même si, spoiler : poser des questions, c’est normal et sain (et ça montre que tu veux bien faire).
Cette petite checklist, c’est une façon d’avoir des repères clairs dès ton premier jour pour :
- gagner en autonomie petit à petit
- te sentir légitime rapidement
- t’intégrer en douceur
📍 Organisation générale
☐ Comment est organisée la réserve ? Et comment se fait le remplissage ?
☐ Prends connaissance des horaires de la pharmacie et des coordonnées (adresse, email, numéro de téléphone). Petit conseil : un coup de tampon de la pharma à l’intérieur de ton carnet.
☐ Qui range les commandes grossiste ?
☐ Où se trouve le classeur ou fichier des ordonnances en attente / patients à rappeler ?
☐ Comment communique l’équipe ? WhatsApp ? Classeur ? Post it ? messages sur le logiciel ? Notion ?
☐ Où sont stockés les stupéfiants ? Qui les gère ?
☐ Où sont rangés les DM en location (béquilles, tire-lait…) ? Et pour ceux que l’on ne tient pas en stock qui est le prestataire ? Comment commander ?
☐ Faut-il prendre un chèque de caution pour une location ? Quel montant ?
☐ D’ailleurs prenons-nous les chèques pour les ventes directes types para ?
☐ Qui est responsable des locations ?
☐ Quelle est la politique de l’officine en matière de : crédits patients ? avances de frais ?
☐ Quel est le système de garde ?
☐ Comment et qui passe la télétransmission ?
☐ Y a t-il un double contrôle des ordonnances ? Qui le fait?
☐ Les étudiants sont ils vérifiés et par qui ?
☐ Quelles seront mes missions ?
☐ Où et quels sont les numéros utiles ? (en cas de bug du robot, problèmes techniques quels qu’ils soient..)
☐ Quelles sont les missions que l’officine propose ? (TROD, entretien, ..
☐ Y a-t-il un service de livraison ? Quelles sont les modalités ?
☐ Prenons nous la tension ?
☐ Faisons nous les premiers soins ?
☐ Quels sont les avantages du groupement de la pharmacie ? Nos obligations aussi ?
☐ Une fois sur place, on va t’attribuer un code pour t’identifier dans le logiciel (si ce n’est pas le cas, demande-le au titulaire).
☐ Tu peux également questionner sur la CPAM du département dans lequel tu te trouves (surtout si tu viens de changer de département) : remboursement, “souplesse” ….
☐ Demander si la pharmacie a des particularités (réalisation de piluliers, rétrocession avec d’autres pharma…)
📦 Commandes et fournisseurs
☐ Comment se passent les commandes ? Qui les passe ? Qui les réceptionne ?
☐ Qui est le grossiste principal ?
☐ Qui sont les grossistes secondaires ?
☐ Quels sont les fournisseurs directs importants ? (matériel médical, orthopédie, aromathérapie…)
☐ Y a-t-il un logiciel de suivi de commandes ou un cahier spécifique ?
☐ À quelle fréquence sont passées les commandes labo ?
☐ Y a-t-il des responsables de labos ?
☐ Peut-on se dépanner avec les pharmacies voisines ? Lesquelles ?
☐ Demande quel est le sous traitant pour la réalisation des préparations ? Et si la pharmacie réalise elle-même certaines préparations ? Si oui lesquelles et qui les réalisent ?
☐ Prends note des coefficients et marges pratiquées (pour calculer les prix).
☐ Pense à noter tous les codes clients dans ton carnet 😉
🏘️ Connaissance du quartier
☐ Qui sont les médecins autour ? Les spécialités ? Prennent-ils de nouveaux patients ? Ont ils des créneaux urgences ?
☐ Quelles sont les différentes urgences aux alentours et leurs spécificités (ophtalmologie, mains…)
☐ Y a-t-il des maisons de santé ou des EHPAD partenaires ?
☐ Quelles sont les infirmières, kinés, sages-femmes du secteur ? Leurs spécificités ?
☐ Est-ce qu’il y a des habitudes spécifiques selon certains prescripteurs ?
☐ La pharmacie fait-elle partie d’une CPTS/ MSP?
💊 Vie au comptoir
☐ Quel est le logiciel de gestion utilisé ? Où est le numéro de la Hotline ?
☐ Si c’est un nouveau logiciel pour toi ou si cela fait longtemps que tu ne l’as pas utilisé, n’hésite pas à demander qu’on te montre comment il fonctionne (au moins pour les bases, pour le reste cela viendra petit à petit).
☐ Où sont les notices, brochures patients, fiches de délivrance spécifiques ?
☐ Demande à faire une “visite guidée” de la pharmacie pour repérer l’emplacement des produits et les gammes disponibles. Le mieux est de repérer par grand thème afin de trouver plus facilement ce qu’on cherche (compléments alimentaires, bébés, douleurs, premiers secours, troubles digestifs, cosméto, cheveux…). Lorsqu’il y a des creux dans la journée, pense à refaire un tour pour mieux te souvenir des produits.
☐ Note toi, si tu débutes, un produit conseil de la pharmacie pour chaque patho classique (cf page conseils femmes enceinte dans le carnet Epitop), et à chaque fois pour un adulte, un enfant et une femme enceinte. Tu peux aller plus loin en notant pour un diabétique et quelqu’un qui n’avale pas les comprimés (autre forme galénique)
☐ Repère les gammes et les marques que tu ne connais pas pour savoir sur quoi te former. Demande si certains labos ont laissé des brochures de formation et n’hésite pas à prendre des échantillons pour tester les produits.
📅 Rituels et culture d’entreprise
☐ Y a-t-il des réunions d’équipe régulières ? Des entretiens avec le titulaire ? À quel rythme ?
☐ Existe-t-il un planning affiché ? (repos, gardes, tâches)
☐ Y a-t-il des règles implicites à connaître.
☐ Demande qu’on te présente l’équipe avec les missions et spécialités de chacun (certaines pharmacies ont même un organigramme papier). Tu sauras ainsi à qui te référer selon tes besoins. Ex: locations, traitement des rejets, facturations des perfusions, homéopathie, orthopédie…
💡 A ne pas oublier
☐ À qui poser mes questions pratiques ?
☐ Puis-je proposer des idées / des changements si je repère des améliorations ?
☐ La veille de ton premier jour, prépare ton badge (et ta blouse si elle n’est pas fournie directement par la pharmacie).
☐ N’oublie surtout pas ton carnet Epitop, fidèle compagnon de ta poche de blouse, il te servira à noter toutes les informations concernant ta nouvelle pharmacie.
☐ Pense à prendre aussi une petite calculatrice, un mètre, un stylo… Et s’il te manque quelque chose, rendez vous sur le shop epitop !
☐ Si tu es habitué.e à travailler avec des supports (fiches, tableaux…), n’hésite pas à les ramener, cela te mettra en confiance et te permettra de retrouver rapidement tes habitudes.
🧭 Derniers conseils pour la route
Le tout n’est pas d’assaillir de trop de questions d’un coup, il faut laisser venir les choses au fur et à mesure. Par exemple : lorsqu’une ordonnance se présente avec une location d’aérosol, profites-en pour demander comment est l’organisation autour des aérosols (rangement, facturation, désinfection…)
Dès qu’une question te vient, pense à la noter dans ton carnet pour ne pas l’oublier et tu pourras la poser au moment venu.
Rappelle toi que ce qui est important ce n’est pas de tout savoir de suite, mais de savoir où on en est, et apprendre pour progresser.
Travailler en pharmacie doit être l’équilibre parfait entre l’humilité et la confiance en soi.
Et parole d’Epitop, si tu penses bien, tout ira bien ! Bon premier jour ! 🚀